Lean Procurement: Simplifica y Estandariza tus Procesos de Compra
A pesar de que los procesos de sourcing pueden definirse como una secuencia de pasos estándar, muchas organizaciones crean normativas complejas buscando mayor control.
Adoptar un modelo de proceso estandarizado y simple es el primer paso hacia un Lean Procurement, mejorando la eficiencia y eliminando desperdicios.
Estandarización del Proceso de Sourcing:
- Solicitud de Propuestas (RFP/RFQ):
Incluye desde la preparación de documentación para el mercado hasta la recepción de ofertas. Incluye las aclaraciones.
- Evaluación de Propuestas:
Comprende la evaluación de los aspectos técnicos, comerciales y de riesgos hasta la definición de lista corta con resultados consolidados.
- Negociación:
Abarca la preparación, ejecución y documentación formal de los acuerdos alcanzados con los proveedores seleccionados.
- Adjudicación:
Comprende la recomendación de adjudicación, aprobación por las instancias correspondientes y notificación al proveedor seleccionado.
- Preparación y Firma del Contrato:
Incluye la elaboración del borrador, revisión con el proveedor, validación de garantías y seguros hasta la firma por todas las partes.
- La Transferencia al Área Usuaria:
Comprende desde la entrega del contrato al administrador hasta la reunión de kick-off con el proveedor.
¿Cómo Implementar este enfoque en tu Organización?
En nuestra experiencia en SCHConsulting, trabajando con clientes de distintas industrias, hemos visto que los manuales o procedimientos de compra suelen ser documentos extensos.
Esto dificulta su uso como guía práctica de trabajo, generando problemas en la operación diaria de los equipos de procurement.
Pasos para la implementación:
1. Complementa con instructivos específicos solo para aquellas tareas que requieran mayor detalle
2. Define el modelo general del proceso (nivel 1) para visualizar el flujo end-to-end
3. Identifica y define los roles participantes en cada etapa del proceso
4. Desarrolla los flujos detallados (nivel 2) en formato swimlane, conectando actividades con roles para establecer claramente quién hace qué
