¿Cómo incorporar herramientas en las iniciativas de Abastecimiento Estratégico?
El Abastecimiento Estratégico no se trata solo de una metodología compuesta de un conjunto de pasos. Es un enfoque integral que maximiza el valor de las compras, minimiza riesgos y alinea las decisiones de suministro con los objetivos estratégicos de la organización. Sin embargo, su verdadero impacto en los resultados del negocio no proviene únicamente de la ejecución de actividades y tareas recomendadas, sino, en gran medida, de la capacidad de los equipos de procurement para utilizar y dominar herramientas avanzadas que optimicen cada fase del proceso.
Para asegurar que el Abastecimiento Estratégico sea realmente efectivo, no solo es necesario implementar las herramientas adecuadas, sino también desarrollar las competencias que permitan a los equipos aprovecharlas al máximo. Esto convierte al Abastecimiento Estratégico en un proceso dinámico que requiere formación continua y una cultura organizacional orientada hacia la mejora permanente.
1. Herramientas clave en Abastecimiento Estratégico
A continuación, se presentan algunas de las herramientas más importantes en la ejecución del Abastecimiento Estratégico, fundamentales para maximizar el potencial y efectividad de esta metodología:
- Matriz de Kraljic: Esta herramienta clasifica las categorías de compra según su riesgo de suministro y su impacto en el negocio. Es fundamental para identificar las categorías de bienes o servicios de mayor criticidad para el negocio, para su posterior abordaje mediante iniciativas de abastecimiento estratégico.
- Value Stream Map (Mapa de Flujo de Valor): Esta herramienta visual permite mapear todos los pasos de un proceso, identificando tanto las actividades que agregan valor como las que no. En el contexto del abastecimiento estratégico, ayuda a mapear e identificar oportunidades de mejora en la cadena de suministro.
- Total Cost of Ownership (TCO): Esta herramienta permite analizar todos los costos generados a lo largo del ciclo de vida del producto o servicio, incluyendo costos de adquisición, mantenimiento, operación y disposición final. Este análisis ayuda a evitar decisiones basadas solo en el precio inicial, asegurando una visión completa del costo real a largo plazo.
- Should Cost (Análisis de Costo Objetivo): Esta herramienta permite calcular cuánto debería costar un producto o servicio (precio justo), a partir de la identificación y cuantificación de los costos directos (mano de obra, equipos, herramientas, materiales e insumos, subcontratos, entre otros) y costos indirectos (gastos generales, utilidad). Al determinar estos costos en forma realista, es posible identificar oportunidades de ahorro y definir el presupuesto asignado, brindando una referencia sólida para llevar a cabo la negociación con los proveedores.
- Árbol de Problemas: Esta herramienta permite analizar un problema dividiéndolo en diferentes partes mediante una lógica de árbol o ramas. Uno de sus mayores potenciales es ayudar a identificar palancas de reducción de costos a partir del análisis y apertura del gasto en variables como el precio (P) y la cantidad (Q), hasta identificar las palancas que optimizan el costo total.
- Matriz de Riesgo: Esta herramienta permite identificar, evaluar y gestionar riesgos potenciales que podrían afectar negativamente un proyecto o proceso. En abastecimiento estratégico, esta herramienta es fundamental para monitorear y abordar en forma proactiva los riesgos que podrían impedir la correcta ejecución de las palancas de optimización de costos definidas en la estrategia.
2. Adopción de herramientas y desarrollo de competencias
La implementación de herramientas clave no garantiza el éxito por sí sola. Para aprovechar al máximo su potencial, los equipos de procurement deben estar capacitados para aplicar estas herramientas de manera efectiva y constante. Según un artículo de Gartner, más del 75% de los líderes de sourcing y procurement han implementado o están en proceso de implementar cursos externos y capacitaciones internas interactivas para sus equipos. Esto refleja una tendencia creciente hacia el desarrollo de competencias para enfrentar los retos actuales, como la transformación digital.
El desafío va más allá de contar con nuevas plantillas o capacitar a los equipos en su uso. Se trata de garantizar que este conocimiento se utilice de forma práctica, adaptándolo a las necesidades del negocio y maximizando los resultados en cada paso del proceso. Solo una cultura de mejora continua permitirá que las herramientas se adapten a las necesidades cambiantes del negocio y se traduzcan en resultados medibles.
3. Factores clave para facilitar la adopción de herramientas de Strategic Sourcing en los equipos de procurement
- Aprovechar el know-how interno: Es probable que algunos miembros del equipo ya cuenten con experiencia previa en el uso de las herramientas clave. Aprovechar este know-how interno acelera el proceso de adopción, ya que quienes tienen esta experiencia pueden compartir conocimientos prácticos y ofrecer orientación sobre cómo aplicar las herramientas de manera eficaz en contextos reales. Esto facilita una integración más rápida de las herramientas y enriquece el aprendizaje colectivo del equipo.
- Aprender haciendo (learning by doing): La mejor manera de consolidar el uso de las herramientas es a través de la práctica diaria. El enfoque de learning by doing no solo facilita el entendimiento de las herramientas, sino que también mejora su aplicación en situaciones reales. A medida que los equipos enfrentan problemas específicos del negocio y aplican las herramientas para resolverlos, adquieren una experiencia directa que refuerza su confianza y capacidad para tomar decisiones más estratégicas.
- Desarrollar champions: No todos los miembros del equipo pueden ser expertos en todas las herramientas, y ahí es donde los champions juegan un papel clave. Identificar y formar champions dentro del equipo permite que algunos especialistas se enfoquen en dominar ciertas herramientas. Estos champions no solo dominan las herramientas específicas, sino que también son responsables de transferir ese conocimiento al resto del equipo. Además, adaptan y mejoran el uso de las herramientas conforme cambian las necesidades del negocio, impulsando una cultura de mejora continua dentro de la organización.
- Cultura de mejora continua: Fomentar un entorno que valore la mejora constante es esencial para el éxito del Abastecimiento Estratégico. La capacitación permanente forma parte de esta cultura, asegurando que los equipos estén en constante actualización y perfeccionamiento en el uso de las herramientas. Además, es importante que los equipos extraigan y compartan las lecciones aprendidas de cada proceso, lo que permite ajustar y mejorar las estrategias futuras. Esto motiva a los equipos a buscar siempre nuevas oportunidades de optimización, tanto en términos de costos como de eficiencia operativa.