Claims Contractuales: Guía Práctica para su Prevención y Manejo

Entendiendo los Claims Contractuales

Un Claim no es necesariamente un conflicto o una señal de fracaso en la relación comercial.

Por el contrario, es un mecanismo formal y legítimo del contrato. A través de este, las partes pueden solicitar compensaciones o ajustes en los términos contractuales.

La clave está en gestionarlos profesionalmente desde el primer momento.

Monitoreo Preventivo e Identificación Temprana de Riesgos

Es fundamental establecer sistemas y procesos que permitan detectar potenciales reclamaciones antes de que escalen. Esto incluye:

• Revisión regular del cumplimiento contractual
• Monitoreo continuo de desviaciones en alcance, costos o plazos
• Análisis periódico de la documentación del contrato
• Utilizando canales de comunicación efectivos entre las partes

La Importancia Crítica de la Documentación

Una reclamación exitosa requiere mantener registros detallados y organizados. Es fundamental establecer un sistema robusto de documentación que incluya:

• Cronología detallada de eventos y decisiones clave
• Comunicaciones formales entre las partes
• Informes técnicos y evaluaciones independientes
• Registros financieros y de pagos del contrato
• Respaldos fotográficos y audiovisuales del proyecto

Comunicación Profesional y Estratégica

La manera en que se comunica un claim puede ser tan importante como su contenido. Una comunicación efectiva debe ser:

• Clara y objetiva, evitando lenguaje emotivo o confrontacional
• Oportuna, siguiendo los plazos establecidos en el contrato
• Formal, utilizando los canales de comunicación acordados
• Documentada, manteniendo registros de todas las interacciones

Cuantificación Objetiva, Precisa y Detallada

La valorización de un claim debe basarse en datos objetivos y verificables. Una cuantificación profesional considera:

• Costos directos claramente identificables
• Impactos indirectos documentados
• Análisis de programación y cronogramas
• Metodologías de cálculo reconocidas en la industria

La Prevención como Foco Principal

La mejor manera de manejar claims es evitarlos cuando sea posible. Algunas estrategias preventivas incluyen:

• Redacción clara y detallada de contratos
• Definición precisa de alcances y responsabilidades
• Establecimiento de mecanismos de resolución temprana de disputas
• Fomento de relaciones colaborativas entre las partes

Abordaje Escalonado para una Resolución Efectiva

Cuando surge un claim, es recomendable seguir un enfoque escalonado para su resolución:

• Negociación directa entre las partes
• Mediación con un tercero neutral
• Dispute Boards o paneles técnicos
• Arbitraje o litigio como último recurso

Los claims bien gestionados fortalecen las relaciones comerciales y minimizan el riesgo de destrucción de valor para todas las partes involucradas.

El uso de contratos colaborativos (NEC, FIDIC u otros), junto a mecanismos de tratamientos de claims, crean un marco robusto para abordar en forma exitosa este tipo de desafíos.