¿Cómo partir con la Gestión de Categorías sin morir en el intento?

Muchos equipos de procurement quieren implementar gestión de categorías, pero se detienen antes de empezar.

¿𝘗𝘰𝘳 𝘲𝘶é? Porque parece un Everest: matrices, taxonomías, estrategias, herramientas… todo al mismo tiempo.

Pero no necesitas partir desde cero ni hacerlo perfecto. 𝐒𝐨𝐥𝐨 𝐧𝐞𝐜𝐞𝐬𝐢𝐭𝐚𝐬 𝐩𝐚𝐫𝐭𝐢𝐫 𝐛𝐢𝐞𝐧.

Aquí te dejo una forma simple y efectiva para comenzar:

1. 𝐑𝐞𝐯𝐢𝐬𝐚 𝐭𝐮𝐬 𝐜𝐨𝐧𝐭𝐫𝐚𝐭𝐨𝐬 𝐯𝐢𝐠𝐞𝐧𝐭𝐞𝐬 𝐲 𝐨𝐫𝐝é𝐧𝐚𝐥𝐨𝐬 𝐩𝐨𝐫 𝐦𝐨𝐧𝐭𝐨.

Concéntrate en los contratos que representan el 80% 𝐝𝐞𝐥 𝐠𝐚𝐬𝐭𝐨. Lo más probable es que estén concentrados en un 10% 𝐨 20% 𝐝𝐞 𝐥𝐨𝐬 𝐜𝐨𝐧𝐭𝐫𝐚𝐭𝐨𝐬 𝐭𝐨𝐭𝐚𝐥𝐞𝐬.

Puedes además diferenciar entre contratos de bienes y de servicios, ya que su dinámica, estructura y riesgos suelen ser distintos.

2. 𝐂𝐥𝐚𝐬𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚 𝐞𝐬𝐨𝐬 𝐜𝐨𝐧𝐭𝐫𝐚𝐭𝐨𝐬 𝐩𝐨𝐫 𝐜𝐚𝐭𝐞𝐠𝐨𝐫í𝐚.

Hazlo simple: ¿Son de Mantenimiento? ¿Transporte de Carga? ¿Arriendo de Equipos? No necesitas una taxonomía ideal. Solo distinguir entre grupos relevantes para el negocio.

3. 𝐇𝐚𝐳𝐭𝐞 𝐞𝐬𝐭𝐚𝐬 𝐩𝐫𝐞𝐠𝐮𝐧𝐭𝐚𝐬 𝐜𝐥𝐚𝐯𝐞 𝐩𝐚𝐫𝐚 𝐩𝐫𝐢𝐨𝐫𝐢𝐳𝐚𝐫 𝐪𝐮é 𝐜𝐚𝐭𝐞𝐠𝐨𝐫í𝐚 𝐚𝐛𝐨𝐫𝐝𝐚𝐫:

𝐒𝐨𝐛𝐫𝐞 𝐞𝐥 𝐠𝐚𝐬𝐭𝐨:

• ¿Cuál es el gasto total anual de la categoría?¿y cómo se distribuye entre centros de consumo (sitios, plantas, países, unidades de negocio)?
• ¿Qué porcentaje de ese gasto está actualmente bajo contrato formal?
• ¿Cómo se distribuye el gasto entre los proveedores? ¿Está concentrado o atomizado?

𝐒𝐨𝐛𝐫𝐞 𝐥𝐨𝐬 𝐜𝐨𝐧𝐭𝐫𝐚𝐭𝐨𝐬 𝐚𝐜𝐭𝐮𝐚𝐥𝐞𝐬:

• ¿Cuál es el nivel de desempeño de los contratos vigentes en esta categoría?
• ¿Cuál ha sido el desempeño histórico de estos proveedores con nuestra compañía?
• ¿Existen cláusulas de desempeño (KPIs, SLAs) y están siendo monitoreadas regularmente?

Sobre los clientes internos:

• ¿Las áreas usuarias están conformes con los productos o servicios actuales? ¿Se han registrado reclamos o problemas recurrentes?
• ¿Se respetan los contratos y procesos definidos, o se realizan excepciones y compras por fuera del canal formal?
• ¿Existe una planificación clara de necesidades por parte de los usuarios, o las compras son reactivas y descoordinadas?

𝐒𝐨𝐛𝐫𝐞 𝐥𝐨𝐬 𝐜𝐥𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞𝐬 𝐢𝐧𝐭𝐞𝐫𝐧𝐨𝐬:

• ¿Quiénes son los proveedores actuales en esta categoría? ¿Con qué proveedores hemos trabajado históricamente? ¿Cómo ha sido su desempeño?
• ¿Conocemos realmente el mercado de proveedores? ¿La oferta es amplia y competitiva o está dominada por unos pocos actores que imponen condiciones? ¿Cuál es la estructura de la industria y de la cadena de suministro?
• ¿Existen riesgos emergentes o nuevas oportunidades en el mercado que debiéramos considerar (consolidaciones, nuevos entrantes, innovaciones, cambios regulatorios)?

4. 𝐂𝐨𝐧𝐯𝐨𝐜𝐚 𝐚 𝐥𝐨𝐬 𝐬𝐭𝐚𝐤𝐞𝐡𝐨𝐥𝐝𝐞𝐫𝐬 𝐩𝐚𝐫𝐚 𝐩𝐫𝐢𝐨𝐫𝐢𝐳𝐚𝐫 𝐞𝐧 𝐜𝐨𝐧𝐣𝐮𝐧𝐭𝐨 𝐲 𝐜𝐨𝐧𝐬𝐭𝐫𝐮𝐢𝐫 𝐜𝐨𝐦𝐩𝐫𝐨𝐦𝐢𝐬𝐨.

Las respuestas del checklist te darán señales sobre qué categorías requieren atención. Pero la priorización no se resuelve solo con datos. Es necesario alinear visiones, compartir hallazgos y convencer a las áreas usuarias de por qué vale la pena abordar ciertas categorías primero. Una categoría solo se gestiona bien cuando hay compromiso de quienes están directamente involucrados en su operación.

5. 𝐂𝐫𝐞𝐚 𝐮𝐧𝐚 𝐡𝐨𝐣𝐚 𝐝𝐞 𝐭𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 𝐩𝐚𝐫𝐚 𝐥𝐚𝐬 𝐜𝐚𝐭𝐞𝐠𝐨𝐫í𝐚𝐬 𝐩𝐫𝐢𝐨𝐫𝐢𝐳𝐚𝐝𝐚𝐬.

Registra hallazgos, brechas, riesgos y posibles acciones. Incluso si muchas de las preguntas anteriores no tienen respuesta hoy, eso ya es información valiosa: refleja lo que falta por conocer y lo que debe gestionarse en forma concreta desde el inicio.

¿Por qué este enfoque funciona? Porque parte desde lo que ya tienes y te permite actuar con foco, sin perderse en el diseño teórico. Y porque te muestra que 𝐠𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧𝐚𝐫 𝐜𝐚𝐭𝐞𝐠𝐨𝐫í𝐚𝐬 𝐞𝐬 𝐩𝐨𝐬𝐢𝐛𝐥𝐞 𝐜𝐮𝐚𝐧𝐝𝐨 𝐬𝐚𝐛𝐞𝐬 𝐩𝐨𝐫 𝐝ó𝐧𝐝𝐞 𝐞𝐦𝐩𝐞𝐳𝐚𝐫.