Marco Normativo para Procurement
Un reciente artículo colaborativo en LinkedIn sobre políticas de adquisiciones me inspiró a compartir algunas reflexiones sobre marcos normativos efectivos en procurement.
Principios generales para la implementación de marcos normativos
Las organizaciones necesitan marcos normativos que guíen sus procesos y garanticen el cumplimiento de objetivos.
Un diseño adecuado permite equilibrar la eficiencia operativa con los requerimientos de control y gobernanza empresarial.
Independientemente del proceso o función que se quiere regular, toda normativa organizacional debería considerar cinco principios fundamentales:
1. Alineación estratégica
Las políticas y procedimientos deben reflejar y apoyar directamente los objetivos estratégicos de la organización.
Una normativa eficaz:
- Define normas en función de la estrategia y objetivos de la compañía
- Se integra y es coherente con la estructura y mapa normativo existente
- Comunica claramente el propósito de cada control o requisito
2. Gestión de riesgos
La normativa debe considerar la gestión de los riesgos organizacionales, lo que considera:
- Identificar y priorizar riesgos según su impacto potencial
- Establecer controles proporcionales a la materialidad del riesgo
- Especificar acciones preventivas y correctivas ante incumplimientos
3. Balance entre control y agilidad
El verdadero desafío de toda normativa es encontrar el equilibrio:
- Implementa verificaciones que agreguen valor sin crear burocracia innecesaria
- Simplifica procesos para transacciones rutinarias o de bajo riesgo
- Establece diferentes niveles de control según la complejidad y materialidad
4. Mejora continua basada en datos
- Evalúa periódicamente la efectividad de controles y procedimientos
- Identifica cuellos de botella o requisitos que no aportan valor
- Actualiza las reglas según lecciones aprendidas y mejores prácticas
5. Marco para la digitalización
- Establece procesos claros que pueden ser codificados en sistemas
- Define reglas y excepciones que permiten la automatización
- Contempla la trazabilidad digital como requisito integrado
Desarrollo de normativas para Procurement
En mi experiencia, una normativa efectiva para procurement debe enfocarse en regular los procesos clave de la cadena de valor de abastecimiento, equilibrando eficiencia operativo con trazabilidad y control
Este enfoque debiese abordar de manera integral los siguientes procesos:
Gestión de categorías: Establecer el marco para definir y estructurar categorías de bienes y servicios, desarrollar estrategias de largo plazo y priorizar su abordaje sistemático según su impacto en el negocio y riesgo de suministro.
Planificación de sourcing: Definir los lineamientos para la planificación y control de los procesos de compra, considerando un horizonte de mediano plazo enfocado en la demanda permanente de bienes y servicios del negocio.
Procesos de sourcing: Normar la compra de bienes y contratación de servicios, abarcando desde la salida al mercado hasta la evaluación, negociación, adjudicación y firma de contratos.
Administración de contratos: Regular las tareas, roles y responsabilidades que aseguren el cumplimiento y aporte de valor de los contratos, desde su inicio hasta su ejecución, control, pago y cierre.
Gestión de proveedores: Establecer el marco para gestionar el ciclo de vida de los proveedores, incluyendo identificación, registro, evaluación de desempeño y desarrollo.
El impacto de una normativa bien diseñada
Un estudio reciente de la Universidad de Chile (2025) demuestra los buenos resultados obtenidos tras la implementación de políticas y procedimientos de adquisiciones optimizados en el sector público:
- Reducción del 15% en gasto excesivo, equivalente a aproximadamente 0.15 mil millones de dólares anuales (1,2% del gasto de adquisiciones del Gobierno Central o 0,1% del PIB de 2019)
- Disminución del costo operacional mediante iniciativas como el proyecto cero papel y simplificación de procesos
- Agilización de licitaciones mediante bases tipo previamente aprobadas por Contraloría
- Mejor monitoreo de compras públicas, manteniendo probidad y transparencia
- Desarrollo de inteligencia de precios e identificación de oportunidades de compras coordinadas
El impacto en el sector privado también ha sido notable:
- 79,2% de empresas reporta mayor eficiencia operativa tras implementar estas políticas
- 73,2% de empresas indica mejora en el nivel tecnológico de su proceso productivo
- La implementación de sistemas e-procurement ha facilitado el análisis de transacciones y la identificación de áreas de mejora
Las normativas de adquisiciones más efectivas son habilitadores del valor estratégico. Al implementar políticas que equilibran el cumplimiento con la agilidad operativa, las organizaciones pueden transformar la función de procurement de un centro de costo a un impulsor de ventaja competitiva.
La experiencia y la evidencia indican que las normativas de procurement bien diseñadas e implementadas generan resultados medibles tanto en el sector público como en el privado.
