La Importancia del Proceso de Pago de los Servicios

Cuando se implementan estrategias para categorías de bienes y servicios  se definen, como es habitual, objetivos y metas de ahorro o reducción del gasto. La captura de ahorros  se concretará mayoritariamente durante la ejecución de los contratos, por lo que el control del gasto y del pago de los servicios es clave para el logro de las metas comprometidas.

El pago de los servicios forma parte del conjunto de tareas del proceso de administración de contratos. Tiene como propósito el procesamiento y autorización del cobro que realiza un proveedor por los bienes y/o servicios entregados al mandante durante la ejecución de un contrato, y además, la autorización del desembolso y el pago de las facturas respectivas.

Beneficios de tener un proceso de pagos de los servicios eficiente

1. Asegurar que los pagos de cada contrato se realicen de forma oportuna.
2. Asegurar que los bienes y servicios cobrados por el proveedor se ajusten a los términos y condiciones comerciales vigentes del contrato.
3. Que el gasto se contabilice y los desembolsos se autoricen en estricto apego a los estados de pago previamente aprobados. 
4. Que el avance financiero del contrato se mida de acuerdo al gasto contabilizado.
5. Que la preparación, revisión de estados de pago, autorización de desembolsos, y pago de facturas sea un proceso trazable y auditable. 

Según nuestra experiencia asesorando a clientes de distintas industrias, los errores en el pago de los servicios pueden llegar a representar entre el 5-8% del gasto anual (Revisa la tabla completa en el blog ¿Qué es la administración de contratos?). 

Además, Según los estudios de la asociación World Commerce & Contracting (WorldCC), una mala gestión de contratos puede resultar en una pérdida significativa de valor. De hecho, se estima que el 9,2% del valor anual de los contratos se desperdicia debido a una administración deficiente en la fase posterior a la firma. Para comprender cómo evitar estas pérdidas, es fundamental explorar estrategias efectivas de gestión de contratos a lo largo de todo el ciclo de vida.

¿Cuáles son las actividades y tareas del proceso de pago de servicios? 

A continuación, explicaremos la secuencia de pasos del proceso de pagos de servicios con sus respectivas tareas. 

1. Procesamiento y autorización de estados de pago:

Tareas

• Preparación de estados de pago (empresa proveedora).
• Revisión de estados de pago:

• Revisión administrativa
• Revisión comercial
• Revisión técnica
• Aprobación de estados de pago. 

2. Autorización de desembolsos y pago de facturas: 

Tareas:

• • Generación y aprobación hoja de entrada de servicios (HES)
• • Recepción de facturas
• • Pago de facturas