Madurez en la Gestión de Procurement: Descubre en Qué Nivel Está Tu Empresa.

1.- Compras Fragmentadas y No Planificadas

Las compras de bienes y servicios se realizan de forma 100% fragmentada, siguiendo el principio de «un requerimiento – una compra». El proceso es completamente reactivo y las adquisiciones se realizan solo a pedido, lo que resulta en múltiples transacciones de bajo valor y un alto esfuerzo administrativo, sin atención a la eficiencia.

Características:

• Alta frecuencia de transacciones de bajo valor, generando una carga administrativa significativa.
• Predominio del trato directo como método de compra.
• Compras descentralizadas, donde cada área usuaria compra lo que necesita de forma independiente.

Resultados: Adquisiciones a precios poco competitivos, alto riesgo de incumplimiento por parte de los proveedores y frecuentes regularizaciones posteriores debido a bienes o servicios adquiridos mediante acuerdos de palabra, sin órdenes de compra.

2.- Organización Básica y Primeros Contratos

Los procesos y la organización de procurement comienzan a estructurarse de manera más formal, con el objetivo de mejorar el control y la eficiencia. Se implementan los primeros contratos de corto plazo (6-12 meses), permitiendo salir de las compras uno a uno y avanzando hacia una planificación básica de las adquisiciones.

Características:

• Implementación de términos contractuales y procedimientos de compra, estableciendo una estructura formal para las adquisiciones.
• Introducción de procesos de compra competitivos, utilizando preferentemente el método de 3 cotizaciones.
• Formalización del área de procurement como responsable del proceso de compras dentro de la compañía.

Resultados: Reducción de la cantidad de transacciones individuales y obtención de mejores condiciones de precios y disponibilidad.

3.- Centralización y Contratos Permanentes

La gestión de procurement adopta un enfoque más estructurado y planificado, logrando una mayor centralización de las compras de bienes y servicios, lo que permite aumentar los volúmenes de compra y mejorar la calidad y los precios a través de contratos permanentes de mediano plazo (2-3 años).

Características:

• Uso de licitación competitiva como el método preferido para la compra de bienes y contratación de servicios.
• Selección de proveedores basada en criterios de costo, calidad y riesgo del proveedor.
• Introducción de la administración formal de los contratos de mayor monto, plazo y complejidad.

Resultados: La gestión del gasto y generación de ahorros se transforma en el foco principal de procurement, mejorando el control y cumplimiento de los contratos.

4.- Optimización de Costos y Contratos Estratégicos

 En este nivel, la gestión de procurement no solo se enfoca en obtener el mejor precio, sino en optimizar el costo total de los bienes o servicios. Se incorporan metodologías y herramientas avanzadas que permiten optimizar los costos a lo largo de su ciclo de vida y generar contratos estratégicos a largo plazo (5 años o más).

Características:

• Incorporación de metodologías avanzadas para maximizar la captura de valor, como Strategic Sourcing.
• Utilización de herramientas de análisis avanzadas, como TCO (Total Cost of Ownership), Should Cost y Análisis de Riesgos.
• Integración de la Administración de Contratos y la Gestión de Proveedores como procesos clave para asegurar el cumplimiento y optimización de los acuerdos contractuales.

Resultados: La organización logra una mayor estabilidad en los costos a largo plazo y fortalece sus relaciones con proveedores clave, lo que permite abordar objetivos más diversos y desafiantes, impulsando la mejora continua.

5.- Gestión de Categorías y Maximización del Valor

Los esfuerzos de procurement se orientan hacia la agrupación estratégica de bienes y servicios en categorías basadas en su naturaleza y criticidad para el negocio. Este nuevo enfoque proporciona una visión global y unificada de la demanda, del gasto y del riesgo de suministro, abarcando transversalmente todas las operaciones y negocios de la compañía.

Características:

• Procurement cambia su foco desde los grandes contratos de largo plazo hacia las categorías de mayor criticidad para el negocio.
• La cobertura del gasto bajo contrato alcanza su mayor nivel, optimizando la gestión del gasto y la previsibilidad de costos.
• Promoción de relaciones colaborativas e innovadoras con los proveedores, optimizando la cadena de suministro para crear valor a largo plazo.

Resultados: La gestión de procurement se enfoca en el riesgo de suministro y el impacto en el negocio, maximizando su aporte de valor al negocio.

La madurez en procurement es un proceso continuo. Diferentes categorías pueden tener distintos niveles de evolución, lo que representa una oportunidad para optimizar procesos, metodologías, la organización y los contratos. El verdadero desafío radica en identificar esas oportunidades y avanzar hacia una gestión más alineada con los objetivos y los cambios en las prioridades del negocio, siempre bajo una perspectiva de mejora continua.