¿Qué es el Abastecimiento Estratégico?

El abastecimiento estratégico va más allá de una metodología o buena práctica para fortalecer la Gestión de Abastecimiento. Es un enfoque integral que permite a las organizaciones maximizar el valor de sus compras, reducir riesgos, optimizar costos y alinear las decisiones de suministro con los objetivos estratégicos del negocio. A diferencia de las compras tradicionales enfocadas en lograr el mejor precio y ahorros a corto plazo, el abastecimiento estratégico se centra en la planificación a largo plazo, la gestión proactiva de proveedores y la eficiencia de la cadena de suministro.

En términos simples, el abastecimiento estratégico consiste en planificar y ejecutar una estrategia que maximice el valor y minimice los riesgos asociados al suministro de bienes y servicios críticos para el negocio (categorías de alto impacto). Este enfoque pone un fuerte énfasis en el ciclo de vida de los productos y en la mejora continua, lo que permite a las organizaciones obtener o fortalecer ventajas competitivas en mercados cada vez más dinámicos y desafiantes.

Los Retos del Abastecimiento Estratégico

Desde una perspectiva macro, las áreas de procurement enfrentan una creciente presión para hacer su abastecimiento más eficiente, rentable y sostenible. Esto implica abordar desafíos como la volatilidad del mercado, mayores exigencias de responsabilidad social, el cumplimiento de regulaciones cada vez más estrictas y la necesidad constante de gestionar la calidad, los costos y los riesgos que exige el negocio.

Desde una perspectiva micro, el éxito del abastecimiento estratégico radica en la capacidad de los equipos para ejecutar una planificación anticipada, aplicar herramientas avanzadas y gestionar eficientemente los recursos asignados. Además, la formación continua y el liderazgo ejecutivo son esenciales para crear equipos multidisciplinarios que puedan adaptarse a la complejidad del mercado.

1. La anticipación es la clave: La anticipación es fundamental para asegurar los tiempos y recursos necesarios para ejecutar un proceso de Strategic Sourcing eficaz. Adicionalmente, iniciar estos procesos con horizontes de 18 a 24 meses antes del vencimiento de los contratos principales de una categoría no solo permite generar los espacios y capacidades necesarias, sino que también facilita la creación de alternativas y el desarrollo del BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), que sustentará las negociaciones con los proveedores.
2. Sourcing Plan: Una vez que se decide llevar adelante una iniciativa de Abastecimiento Estratégico para una categoría o contrato, es vital que se incluya en el Sourcing Plan de la organización. Esto asegura que el proceso se integre formalmente en la planificación de los equipos de procurement, con la asignación adecuada de responsabilidades, recursos y plazos necesarios para ejecutar la estrategia de manera efectiva.
3. Liderazgo y patrocinio ejecutivo: El respaldo ejecutivo es esencial para formar equipos de trabajo multidisciplinarios dentro de la organización y facilitar la interacción con actores externos, como proveedores y otros entes fuera de la compañía. Este patrocinio asegura que el proceso de Abastecimiento Estratégico cuente con los recursos y el apoyo necesario para su implementación.
4. Desarrollar las competencias del equipo: El Abastecimiento Estratégico requiere el uso y aplicación de diversas herramientas y metodologías, como Should Cost, TCO y Matriz de Riesgos. Para asegurar la efectividad del proceso, es fundamental que el equipo de procurement cuente con las capacidades técnicas necesarias y esté preparado para utilizar estas herramientas de manera óptima.

Abastecimiento Estratégico en la Práctica: Cuando Usarlo y Cuando No

El abastecimiento estratégico es una herramienta poderosa que permite a las empresas optimizar su cadena de suministro y generar valor a largo plazo. Sin embargo, no todas las situaciones requieren una estrategia de este tipo, y saber cuándo aplicarla puede marcar la diferencia entre el éxito y la ineficiencia.

Cuando usar Abastecimiento Estratégico

• Categorías con altos niveles de gasto
• Alto riesgo de suministro o alta complejidad del mercado
• ​​Brechas significativas entre la situación actual y la situación deseada

Cuando no usar Abastecimiento Estratégico

• Categorías de bajo impacto o baja criticidad para el negocio
• Oferta de mercado amplia y competitiva
• Adquisiciones puntuales o demanda no permanente

Metodologías de Abastecimiento Estratégico (Modelo de 7 pasos)

Como metodología, el Abastecimiento Estratégico se estructura comúnmente en siete pasos fundamentales, para llevar a cabo este tipo de procesos en forma exitosa. A continuación, se detallan estos pasos:

1. Definición y análisis de la categoría: Identificar y clasificar los productos o servicios críticos para la organización, evaluando su importancia estratégica, el gasto asociado y la complejidad del suministro. Este análisis ayuda a priorizar las categorías de mayor impacto en el negocio.
2. Análisis del mercado y evaluación de proveedores: Evaluar las condiciones actuales del mercado de proveedores, identificando tendencias, riesgos y oportunidades. Esta fase también incluye una evaluación detallada de los proveedores potenciales, considerando su capacidad, desempeño histórico y alineación con los objetivos comerciales.
3. Desarrollo de la estrategia de abastecimiento: Crear una estrategia de abastecimiento que optimice costos, minimice riesgos y esté alineada con los objetivos estratégicos del negocio. Este plan debe definir aspectos clave como el tipo de contratos, las condiciones comerciales y los términos de servicio.
4. Selección de proveedores: Llevar a cabo un proceso competitivo para seleccionar proveedores, utilizando mecanismos como solicitudes de propuestas (RFP) o licitaciones. La elección se basa en criterios previamente establecidos como costo, calidad, sostenibilidad y capacidad de entrega.
5. Negociación y contratación: Negociar los términos y condiciones con los proveedores seleccionados, asegurando que se maximice el valor a largo plazo. Esto incluye acuerdos sobre precios, calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio.
6. Implementación e integración: Integrar a los proveedores seleccionados en los procesos existentes de la organización, asegurando que todos los involucrados comprendan el nuevo modelo de trabajo. También se gestiona la correcta ejecución del contrato y la entrega de los bienes o servicios.
7. Monitoreo y mejora continua: Evaluar continuamente el desempeño del proveedor mediante métricas clave, como el cumplimiento de plazos, calidad y costos. Este paso también implica ajustar la estrategia según sea necesario para mejorar continuamente el proceso de abastecimiento.

La Relevancia de un Enfoque Estratégico

Un estudio relevante sobre Strategic Sourcing proviene de la Global Chief Procurement Officer Survey 2023 de Deloitte,  destaca cómo las organizaciones están transformando sus procesos de procurement para enfrentar los desafíos actuales del mercado. El estudio subraya que el riesgo en las cadenas de suministro ha aumentado significativamente en los últimos años, con el 70% de los directores de compras reportando una mayor disrupción en el suministro.

Otro hallazgo importante es que el 69% de las organizaciones está aumentando su inversión en herramientas de análisis y datos, como parte de su estrategia de abastecimiento, para mejorar la toma de decisiones. Esta tendencia está permitiendo a los equipos de procurement adaptarse mejor a la volatilidad del mercado y obtener una ventaja competitiva al anticipar cambios en los precios y asegurar la resiliencia en sus cadenas de suministro

Por su parte The Hackett Group revela que las organizaciones de compras de alto rendimiento consolidan sus compras entre un 78% menos de proveedores en comparación con las empresas promedio. Además, estas organizaciones utilizan una estrategia de abastecimiento documentada para su gasto en compras un 56% más a menudo que sus pares de rendimiento medio. Este informe destaca la importancia del abastecimiento estratégico en la mejora de la eficiencia y efectividad de las operaciones de procurement. Puedes consultar el estudio completo aquí: The Hackett Group – Strategic Sourcing .