¿Qué es la Administración de Contratos?
La Administración de Contratos es un proceso cuyos objetivos son minimizar el riesgo de incumplimiento del contrato y maximizar el aporte de valor de los servicios de terceros.
La administración de contratos opera en forma integrada con los procesos de contratación de servicios y la gestión de proveedores, y debe llevarse a cabo de acuerdo con lo establecido en el propio contrato y las políticas y procedimientos que rigen a las empresas que los suscriben.
Problemas Comunes en la Administración de Contratos
Una administración de contratos deficiente puede tener un impacto significativo en las empresas mandantes y/o contratistas. Según un informe de la International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), las empresas pierden en promedio un 9% de sus ingresos anuales debido a deficiencias en la gestión de contratos. Además, se estima que entre el 60% y el 80% de los conflictos comerciales se originan por cláusulas contractuales mal definidas o gestionadas. Estos problemas no solo afectan la rentabilidad, sino que también pueden dañar la reputación y las relaciones comerciales de la empresa.
Entre las problemáticas más comunes en la administración de contratos, se encuentran:
- Incumplimiento en la calidad de los servicios
- Errores en el pago de los servicios
- Falencias en la gestión de riesgos
- Sobre gasto en contratos
Tareas de la Administración de Contratos
Dado que la administración de contratos es un proceso, es fundamental una definición clara y precisa de las tareas que lo conforman. Como requisito para definir estas tareas, es necesario identificar las distintas obligaciones que conforman un contrato y los controles que deben implementarse para asegurar su cumplimiento. A su vez, dichos controles deben ser organizados en grupos de tareas, de manera lógica, permitiendo asegurar una administración efectiva del contrato, minimizando riesgos y asegurando que se cumplan todas las obligaciones de manera efectiva y eficiente.
Los grupos de tareas que conforman el proceso de administración de contratos son los siguientes:
Control técnico – operativo:
- Planificar y organizar la puesta en marcha de los servicios.
- Planificar y programar los requerimientos de servicios.
- Coordinar y supervisar los servicios durante su ejecución.
- Recepcionar y validar los servicios ejecutados.
Control administrativo – comercial:
- Control de obligaciones en materia laboral, de seguridad, ambiental, entre otras.
- Pago de los servicios.
- Control financiero del contrato.
- Revisión y aplicación de términos comerciales del contrato.
Control de los términos contractuales:
- No conformidades, penalidades e incentivos
- Modificaciones contractuales
- Resolución de reclamos y controversias
- Término y finiquito de contrato
Control de gestión y mejora continua:
- Definición y medición de KPI´s para contratos de servicio.
- Reportabilidad y evaluación del servicio
- Análisis de brechas y acciones de mejora
- Diálogos de desempeño.
El Rol del Administrador de Contratos
El administrador de contratos es el representante designado por cada una de las partes en un contrato, responsable de controlar el cumplimiento de las obligaciones y derechos establecidos en el mismo. La persona que ejerce este rol, debe asegurar que tanto las obligaciones propias como las de la contraparte se cumplan de manera efectiva, facilitando la comunicación y coordinación entre las partes.
Para cumplir con este rol, el administrador de contratos debe ejecutar las distintas tareas definidas en el proceso de administración de contratos, siguiendo los controles y procedimientos establecidos para garantizar el correcto cumplimiento de todos los términos contractuales.
Además, el administrador de contratos debe ejercer sus funciones apegándose a lo establecido en el propio contrato, a las funciones y facultades de su cargo, a las políticas y normativas de la compañía a la cual representa y a lo establecido en la ley.
El rol del administrador de contratos tiene un fuerte componente humano y relacional, por lo que no basta solo con fortalecer los aspectos técnicos para lograr un dominio óptimo de esta disciplina. En este escenario, se requiere un enfoque multidimensional que englobe, además, las capacidades de gestión y las destrezas o habilidades blandas para ejercer este rol de manera efectiva, interactuando en forma colaborativa con diversas contrapartes a lo largo del ciclo de vida del contrato.
¿Cuáles son las Competencias que debe Desarrollar el Administrador de Contratos?
Competencias Técnicas:
- Gestión del Riesgo: Capacidad para identificar, evaluar, mitigar y monitorear los riesgos de incumplimiento del contrato, aplicando y dominando las tareas de Control Técnico-Operativo del Servicio y de Control Administrativo-Comercial del Contrato.
- Gestión del Valor: Capacidad para monitorear el cumplimiento de los objetivos del contrato, y tomar decisiones informadas y estratégicas, enfocadas en el logro de los resultados esperados y la mejora en el desempeño de los contratos de servicios, mediante la aplicación y dominio de tareas relacionadas con el Control de Términos Contractuales y el Control de Gestión y Mejora Continua.
Competencias Sociales:
- Gestión de Personas: Referida a las habilidades para interactuar de manera efectiva y colaborativa con todas las partes interesadas del contrato. Esto abarca los ámbitos de Comunicación Clara y Efectiva, Trabajo en Equipo, Negociación y Resolución de Problemas.
Conoce el detalle de estas competencias en nuestro artículo: Competencias para la administración de contratos.
