¿Qué es la Gestión de Categorías?

La Gestión de Categorías es una buena práctica que ha llegado a convertirse en un estándar dentro del ámbito de Procurement, y cuya adopción contribuye al cumplimiento de la función de abastecimiento.

Blue Yonder, en su documento Category Management de extremo a extremo. Mejores prácticas, define la Gestión de Categorías como un enfoque estratégico que agrupa bienes y servicios en categorías basadas en características similares o dinámicas de mercado. Estas categorías se gestionan como unidades de negocio individuales para maximizar el valor y reducir el riesgo.

¿Cuáles son los beneficios?

• Minimizar el riesgo, asegurar la sostenibilidad y maximizar el valor en el suministro de bienes y servicios.
• Optimización de costos y mejora en la capacidad de anticipación y respuesta ante cambios en el mercado.
• Desarrollar alianzas de largo plazo y relaciones colaborativas empresa-empresa.
• Incrementar la contribución a los resultados del negocio y la eficiencia de las áreas de procurement.

Gestión de  Categorías como Proceso

El primer reto en la Gestión de Categorías es definir correctamente cada una de ellas. Si bien esto exige un esfuerzo inicial considerable, con el tiempo, la retroalimentación y las lecciones aprendidas facilitan este trabajo. Este proceso continuo permite actualizar y mejorar la caracterización y análisis de cada categoría, asegurando que los bienes y servicios se agrupen de manera coherente según sus propósitos, características y mercados, lo que facilita la formulación de estrategias que realmente aporten valor al negocio.

Sin embargo, la Gestión de Categorías va más allá de simplemente clasificar las compras y distribuir las tareas entre los equipos de procurement. El verdadero desafío para que la Gestión de Categorías aporte valor real al negocio es lograr que deje de ser una práctica opcional o intermitente y se convierta en un proceso permanente e integrado dentro de la función de Procurement. Para ello, es posible estructurarla en tres pasos principales, como se describe a continuación

1. Perfilamiento de Categorías:

Identificación y especificación de los elementos que describen y componen cada categoría de bienes y servicios.

Tareas

• Identificar las categorías de bienes y servicios requeridos por el negocio.
• Caracterizar cada categoría (descripción, alcance, stakeholders, clientes internos, gasto, contratos, proveedores principales).
• Documentar la definición de cada categoría (ficha de categoría).

2. Segmentación de Categorías: 

Evaluación y clasificación de las categorías según su riesgo y su impacto en el negocio.

Tareas:

• Evaluar el riesgo de suministro por categoría.
• Evaluar el impacto en el negocio por categoría.
• Segmentar y definir estrategias genéricas por categoría (Matriz de Kraljic).
• Identificar los riesgos y oportunidades de mejora por categoría.

3. Planificación abordaje de categoría: 

Definición y aprobación del plan de trabajo para el abordaje de categorías prioritarias.

Tareas:

• Definir categorías prioritarias a desarrollar.
• Elaborar un plan de trabajo para el abordaje de cada categoría priorizada,
• Aprobar el plan de abordaje para cada categoría priorizada.

Herramienta de Planificación: Matriz de Kraljic

La Matriz de Kraljic es una herramienta ampliamente utilizada en la Gestión de Categorías, que permite segmentar los bienes y servicios y definir estrategias de abordaje según el Riesgo de Suministro e Impacto para el Negocio. Esta matriz clasifica las categorías en cuatro cuadrantes, cada uno con una estrategia general asociada. Los cuadrantes de la matriz son: Apalancados, No Críticos, Cuellos de Botella y Estratégicos.

1. Categorías Apalancadas: Agregar demanda (volumen) y minimizar costos en base a un mayor poder negociador.
2. Categorías Rutinarias: Aprovechar amplitud y competitividad de la oferta. Asegurar estandarización, disponibilidad, mejor precio y bajo coste de transacción.
3. Categorías Cuello de Botella: Especificaciones únicas, proveedores especialistas, búsqueda de sustitutos y desarrollar alternativas de suministro.
4. Categorías Estratégicas: Desarrollar alianzas estratégicas y relaciones de colaboración de largo plazo con los proveedores, inversiones conjuntas, beneficios compartidos.