Competencias para la Administración de Contratos

Actualmente, la administración de contratos ha cobrado una importancia crítica. A medida que las organizaciones se vuelven más complejas y dependen cada vez más de proveedores y socios externos para lograr sus objetivos, la figura del administrador de contratos se ha convertido en un componente esencial para el éxito. Aunque existen numerosas opciones de capacitación en este campo, la pregunta fundamental que surge es: ¿Cuáles son las competencias necesarias para desempeñar el rol de administrador de contratos de manera efectiva, minimizar el riesgo de incumplimiento de los contratos, y maximizar el valor de los servicios de terceros?.          

Explorando las Competencias Necesarias:

Para responder a esta pregunta de manera integral, es esencial abordar los desafíos desde dos perspectivas clave: el  rol del administrador de contratos y el proceso de administración de contratos.

Desde la perspectiva del rol, los desafíos son diversos. Un administrador de contratos debe ser capaz de equilibrar las tareas específicas de administración contractual con las responsabilidades generales de su cargo. Esto significa tomar decisiones críticas y rendir cuentas dentro de un marco de acción definido, además de gestionar relaciones y resolver situaciones complejas con múltiples contrapartes, que pueden incluir proveedores, otras áreas de la empresa y entidades reguladoras.

Desde la perspectiva del proceso de administración de contratos, el principal desafío para el administrador apunta a minimizar el riesgo de incumplimiento contractual y maximizar el valor de los servicios proporcionados por terceros. Para esto  el administrador de contratos debe ejecutar y/o verificar el cumplimiento de una serie de tareas críticas, como el control técnico-operativo de los servicios, el control comercial-administrativo del contrato, la gestión de términos contractuales, el control de gestión y la mejora continua.

Desarrollo de Competencias Clave:

Además de los conocimientos en administración y capacidades de gestión, el rol del administrador de contratos tiene una componente altamente relacional. Por tal motivo, el dominio de las materias técnicas no es suficiente y, se requiere  incorporar una dimensión que permita al administrador de contratos interactuar con múltiples contrapartes, apoyándose en técnicas y herramientas que potencien sus capacidad de comunicación, trabajo en equipo, negociación y resolución de conflictos. Según un estudio de Forbes un 46% de los profesionales de mejora continua expresaron que el apoyo de la gerencia es el mayor desafío que enfrentan sus iniciativas de calidad.

Para tener éxito en este rol multifacético, se deben desarrollar competencias específicas que pueden jerarquizarse en tres áreas esenciales:

1. Gestión del Valor: Esta competencia implica tomar decisiones informadas para maximizar el valor en los contratos de servicios. Esto incluye el control de gestión y mejora continua, así como la gestión proactiva de los términos contractuales para abordar desviaciones, controversias y cambios en el contrato. 

• Gestión del Valor: Conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para facilitar y potenciar la ejecución de las tareas de toma de decisiones requeridas para gestionar la captura de valor en contratos de servicios. Dichas tareas corresponden a:

• Control de Gestión y Mejora Continua: Monitorear, evaluar y gestionar el desempeño el contrato, previniendo y resolviendo las brechas existentes con un enfoque colaborativo y de mejora continua.

• Control Proactivo de Términos Contractuales: Tomar decisiones y aplicar los mecanismos previstos en el contrato para resolver desviaciones, controversias, modificaciones y término de contrato.

2. Gestión del Riesgo: La gestión efectiva de riesgos de incumplimiento en contratos de servicio es crítica. Para abordar esto, los administradores de contratos deben desarrollar competencias en el control técnico-operativo del servicio para garantizar calidad y eficiencia, y en el control comercial-administrativo para supervisar la rentabilidad y el cumplimiento de los términos comerciales.

• Gestión del Riesgo: Conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para facilitar y potenciar la ejecución de las tareas operativas básicas requeridas para gestionar los riesgos de incumplimiento de contratos de servicio. Dichas tareas corresponden a:

• Control Técnico-Operativo del Servicio: Asegurar la calidad y eficiencia del servicio prestado.

• Control Comercial-Administrativo del Contrato: Supervisar la rentabilidad y cumplimiento de los términos comerciales.

3. Gestión de Personas: En un mundo cada vez más interconectado, la capacidad de establecer relaciones de confianza y colaboración con múltiples partes interesadas es esencial. De acuerdo con el Informe del Foro Económico Mundial, las habilidades blandas serán muy relevantes para el 2025. Esto se logra a través del desarrollo de competencias como la comunicación efectiva, el trabajo en equipo, la negociación y la resolución proactiva de problemas.

• Gestión de Personas: Conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para facilitar y potenciar la relación y colaboración con las partes interesadas y actores que intervienen en el contrato, los cuales se desarrollan como unidades específicas y en forma integrada con los módulos anteriores:

• Comunicaciones y Trabajo en Equipo: Establecer relaciones de confianza y colaboración con todas las partes interesadas, basadas en la comunicación efectiva y gestión de redes.
• Negociación y Resolución de Problemas: Monitorear en forma proactiva y preventiva posibles controversias con la empresa colaboradora, y llegar a acuerdos beneficiosos para todas las partes.

El Futuro de la Administración de Contratos:

A medida que las organizaciones continúan expandiendo sus operaciones y dependiendo cada vez más de contratos para alcanzar sus objetivos, el rol del administrador de contratos adquirirá cada vez mayor relevancia. Sin embargo, la naturaleza de este rol evolucionará, y las competencias requeridas también cambiarán. Es fundamental para profesionales y empresas mantenerse actualizados en cuanto a las tendencias y mejores prácticas en la administración de contratos para seguir siendo competitivos en un entorno empresarial en constante cambio.

Sin embargo, ¿Cuál es la mejor forma de abordar el desarrollo de competencias requeridas por personas y compañías para la administración de contratos de servicios?. Según Julia Fournier en una publicación de blog para la herramienta de fuerza laboral contingente HCMWorks: «Un consultor puede brindarle la orientación, asistencia, asesoramiento y recomendaciones que necesita para agilizar su proceso de gestión de contratos, reducir costos, mejorar el cumplimiento, reducir riesgos y aumentar la eficiencia».

Resumen: Aspectos Clave

La administración de contratos emerge como un dominio complejo y cada vez más crítico en un panorama empresarial altamente externalizado. A pesar de su importancia, la sistematización, transferencia y difusión de prácticas eficaces en esta área no ha alcanzado el mismo nivel de madurez que otras disciplinas comparables, como la gestión de proyectos. Esta brecha subraya la necesidad de que las empresas dirijan una atención especial para abordar los desafíos inherentes en la administración de contratos de servicios.

Identificar y desarrollar competencias específicas – tales como Gestión del Valor, Gestión del Riesgo y Gestión de Personas – se vuelve esencial para individuos y organizaciones que operan en el ámbito de administración de contratos. En este sentido, nuestro programa de formación en Sch Consulting está diseñado meticulosamente para equipar a los profesionales con las habilidades y conocimientos necesarios para navegar con éxito el complejo escenario de la administración contractual.